Komfort für Gast und Vermieter

Die 20 Mitarbeiter von Appartements & Mehr arbeiteten viele Jahre mit einer standardisierten Branchensoftware für Ferienobjekte und Campingplätze, die nicht direkt auf die Bedürfnisse der Appartementvermietung ausgerichtet war. Redundante Arbeitsschritte verursachten großen Zeitaufwand und waren zudem häufige Fehlerquellen. Zentrale Prozesse waren unnötig kompliziert oder wurden überhaupt nicht abgebildet. Weder der Schriftverkehr noch das Rechnungswesen waren automatisiert. Im Zuge eines geplanten Website-Relaunches 2012 standen neben dem Frontend deshalb auch die Arbeitsprozesse und das Buchungssystem auf dem Prüfstand.

Der modernisierte Internetauftritt sollte sowohl den exklusiven Anspruch der Vermietagentur widerspiegeln als auch den Gästen ein optimales Nutzungserlebnis bieten. Um die Unternehmensprozesse besser abzubilden und Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten, sollte die standardisierte Branchensoftware durch eine individuell auf den Kunden zugeschnittene Web-Applikation ersetzt werden.

Basierend auf dem Web Application Framework Ruby on Rails entwickelte emjot ein maßgeschneidertes Property Management System (PMS) für die Verwaltung und Buchung der Ferienimmobilien. Alle Funktionen werden komfortabel im Browser zur Verfügung gestellt.

• Optimierung der gesamten Geschäftsprozesse nach gründlicher Analyse
• Vollständige Digitalisierung und weitgehende Automatisierung der Abläufe: von der Buchungsanfrage bis hin zur Eigentümerabrechnung
• Sämtliche Dokumente als PDF im Corporate Design der Vermietagentur
• Alle Geschäftsprozesse in einem übersichtlichen Webinterface
• Zugriff von unterwegs – Mitarbeiter im Außendienst können z. B. das Feriendomizil über das Smartphone oder Tablet als bezugsfertig markieren
• Mehr Komfort für Gäste, z. B. Buchungsbestätigung per Mausklick und früherer Check-in durch automatisierte E-Mails, sobald das Domizil bezugsfertig ist
• Neue Website mit detaillierter und attraktiver Darstellung der Appartements
• Komfortable Suchfunktion für die Ferienquartiere mit mehreren Suchkriterien

Die Implementierung erfolgte schrittweise. Die Feuerprobe bestand das System bei der Inbetriebnahme pünktlich zum Ende der Hauptsaison 2012. Auch nach der vollständigen Umstellung wird es kontinuierlich und agil weiterentwickelt.

Bei der Anbindung an externe Buchungsplattformen bewährte sich die Anwendung als stabile technologische Grundlage. Über Schnittstellen hat emjot Appartements & Mehr z. B. mit den Systemen von HRS Destination Solutions und Travanto verbunden. Dadurch können die Appartements auch auf verschiedenen regionalen und überregionalen Portalen wie z. B. sylt.de, kampen.de, HRS, booking.com oder Airbnb gebucht werden. Die Stammdaten, Verfügbarkeiten und Buchungen einer Unterkunft werden automatisch synchronisiert und die Portale vollständig in den Buchungsprozess von Appartements & Mehr integriert.

Zum Inkrafttreten der DSGVO 2018 passte emjot das System an die verschärften Datenschutzanforderungen an. Ziel war die transparente und kontrollierte Datenspeicherung und -verarbeitung gemäß der neuen Verordnung. So werden nun z. B. Daten nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen automatisch aus dem System gelöscht. Von der Buchungsanfrage über den Check-in bis hin zur Abrechnung wissen die Kunden der Vermietagentur, was mit ihren Daten passiert und behalten immer die Kontrolle.